ROLE OF IT DEPARTMENT

এসডিসির অগ্রগতীতে IT বিভাগের ভুমিকা-

অফিসিয়াল বিভিন্ন নথী-পত্র যেমন হিসাবের বই,লেজার, সীট ও ফর্ম সমূহ নিয়ন্ত্রনের মাধ্যমে অতিরিক্ত কাজের চাপ,পরিশ্রম ও সময় বাচিয়েছে-

জুন ২০১৪ সাল ছিল SDC- র Micro Credit Program- এ হাতে লেখা বা Manual যুগের সমাপ্তির বছর। তার আগে এই সমন্বিত MIS & FIS Report সহ বিভিন্ন ধরনের হিসাব বই, লেজার, ভাউচার, কালেকশন সীট, ঋন সাবসিডিয়ারী লেজার, ABM & FO Report- এর মতো প্রায় ৫০টিরও বেশি ডকুমেন্টস এক সময় প্রধান অফিসের হিসাব রক্ষন কর্মকর্তা নজরুল ভাই সহ শাখা পর্যায়ের সকল হিসাব রক্ষক ও মাঠ কর্মীদের নিয়মিতভাবে হাতে লিখে তৈরী করতে হতো যা এখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরী হয়ে থাকে। তখন শাখায় কোন Laptop ছিলনা, Sheet Print করা যেতো না, Laptop-এ Posting দিলে একসাথে Automatically ৫০টির অধিক বিভিন্ন আর্থিক Reporting ডকুমেন্টস এবং MIS & FIS সহ বিভিন্ন প্রতিবেদন  তৈরী হতো না, LLP Generate হতো না, এক Click-এ ২৫০০/৩০০০ জন সদস্যকে সঞ্চয়ের লাভ প্রদান করা যেতনা। তখন মাঠ কর্মীদের মাসের শুরুতে হাতে লিখে মাসিক আদায় সীট Open করতে হতো, সীটে সপ্তাহ ভিত্তিক আদায় Posting এবং মাস শেষে সদস্য ভিত্তিক হিসাব Close করতে হতো। সমিতি হতে ফিরে প্রতিদিন প্রতিটি সদস্যর নামে নামে সাব সিডিয়ারী লেজার Posting দিতে হতো, সপ্তাহ শেষে ২হাত লম্বা সাপ্তাহিক FO Report করতে হতো এবং সীটের সাথে মিলাতে হতো, Balancing Report করতে হতো।

বছরে ২ বার সদস্য ভিত্তিক সঞ্চয় হিসাব করে সঞ্চয়ের লাভ দিতে হতো। সমিতি থেকে ফিরে বিভিন্ন অফিসিয়াল লেজারে Posting এবং সীট-রিপোর্টের মিল করনের কাজ করতে করতে রাত হয়ে যেত। বর্তমানের মতো আদায় জমা দিয়েই মুক্তি পাওয়া যেতো না। ABM-গন সপ্তহা শেষে FO Report-সংগ্রহ করে ABM  Report তইরি করতেন। হিসাব রক্ষকদের ক্যাশ বই, লেজার ও ৫/৬ টি খাতের ঋন বিতরন ও আদায় খাতা, সঞ্চয় আদায় ও ফেরত খাতা, পরিশোধ খাতা, বিভিন্ন ধরনের ভাউচার, স্টক, ২০পাতার মাসিক MIS & FIS Report সহ বিভিন্ন Register Posting দিতে হতো। জুলাই ২০১৪ থেকে এই সকল Report ও হিসাবের বই সমূহ শুধুই স্মৃতি। এসডিসির IT Department তাদের অক্লান্ত পরিশ্রম, মেধা ও নিজস্ব চিন্তা থেকে এ ধরনের প্রায় ৫০টি হিসাব বই, প্রতিবেদন ও লেজার বাক্স বন্দি করে ফেলেছে, Papers & Reporting Work-কে নিয়ে এসেছে হাতের মুঠোয়, যা এখনো অনেক সংস্থা চিন্তাই করতে পারে না।

আজ নতুনরা SDC-তে যেভাবে Papers & Reporting Work- দেখছেন বা করছেন (Papers & Reporting Work নেই বললেই চলে, কাজ গুলো Laptop-এ সয়ংক্রিয় ভাবে হয়) আসলে পূর্বে এ রকম ছিলনা। IT পূর্ব সময়ে মাঠ কর্মী ও হিসাব রক্ষকদের নিচের তালিকার সকল হিসাব বই হাতে লিখতে হতো এবং এই কাজের জন্য অনেক পরিশ্রম ও সময় ব্যয় হতো। কাজে ভুল বা Gap থাকলে অনেক শক্ত জবাব দিহীতা ছিলো।

যে সকল হিসাব বই, রেজিস্টার ও প্রতিবেদন সমূহ IT Department বাক্স বন্দী (Automation) করেছে তার তালিকা-

প্রধান অফিস (Head Office)-

হিসাব বই ও রেজিস্টার-

০১.ক্যাশ বই

০২.লেজার

০৩.Control Ledger

০৪.Employee Register

০৫.ভাউচার (ডেবিট, ক্রেডিট ও জ়ার্নাল)

০৬.স্থায়ী সম্পদ রেজিস্টার

Hand Writing C Sheet

০৭.জার্নাল ভাউচার রেজিস্টার

০৮.ষ্টক রেজিস্টার

০৯.মটর সাইকেল রেজিস্টার

১০.বাই সাইকেল ঋন রেজিস্টার

১১.বেতন অগ্রিম রেজিস্টার

১২.বিবিধ অগ্রিম রেজিস্টার

১৩.গৃহঋন রেজিস্টার

১৪.চেক ইস্যু রেজিস্টার

১৫.PF Register

১৬.PF Loan Register

১৭.PF Collection Register

১৮.PF Refund Register
১৯.PF Interest Register

২০.জামানত আদায় ও ফেরত রেজিস্টার

২১.Gratuity Register

২২.Employee clearance from (PF Details)  

প্রতিবেদন সমুহ (Reports)-

০১.Consulted MIS & FIS Report (Head Office & All Branch Together)  

০২.Comprehensive Income Statement

০৩.Financial Position

০৪.Notes to Financial Position

০৫.Notes of Fund

০৬.Receipt & Payment Statement  

০৭.Cash Flow Statement

শাখা অফিস (Branch Office)-

হিসাব বই ও রেজিস্টার-

০১.ক্যাশ বই

০২.লেজার

০৩.ভাউচার (ডেবিট, ক্রেডিট ও জ়ার্নাল)

০৪.জার্নাল ভাউচার রেজিস্টার

০৫.সমিতির তালিকা খাতা

০৬.Employee Register

০৭.সদস্য ভর্তি রেজিস্টার

০৮.Inactive Member Register

০৯.কালেকশন সীট

১০.সঞ্চয় আদায় খাতা

১১.সঞ্চয় ফেরত খাতা

১২.সঞ্চয়ের সুদ প্রদান রেজিস্টার

১৩.ঋন বিতরন খাতা

১৪.ঋন আদায় খাতা

১৫.ঋন সাবসিডিয়ারী লেজার

১৬.ঋন পরিশোধ খাতা

১৭.বকেয়া রেজিস্টার

১৮.মৃত সদস্যদের রেজিস্টার

১৯.বীমা রেজিস্টার

২০.স্থায়ী সম্পদ রেজিস্টার

২১.ষ্টক রেজিস্টার

২২.এল এল পি রেজিস্টার

২৩.মটর সাইকেল রেজিস্টার

২৪.বাই সাইকেল ঋন রেজিস্টার

২৫.বেতন অগ্রিম রেজিস্টার

২৬.বিবিধ অগ্রিম রেজিস্টার

২৭.চেক ইস্যু রেজিস্টার

প্রতিবেদন সমুহ (Reports)-

০১.MIS & FIS Reports-

০২.MIS-1- সঞ্চয় প্রতিবেদন

০৩.MIS-2- ঋন প্রতিবেদন

০৪.MIS-2.1- ঋন আদায় যোগ্য  প্রতিবেদন

০৫.MIS-2.2- ঋন আদায় যোগ্য  প্রতিবেদন

০৬.MIS-3- LLP Report

০৭.MIS-3.1- Staffs Information Report

০৮.FIS-4- Comprehensive Income Statement

০৯.FIS-5- Financial Position

১০.FIS-5.1- Notes to Financial Position

১১.FIS-5.1.1- Notes of Fund

১২.FIS-6- Receipt & Payment Statement  

১৩.FIS-7- Target & Achievement

১৪.FIS-8- Trial Balance

১৫.FIS-9- Cash Flow Statement

১৬.Summary Report

১৭.ABM Report (Top Sheet)

১৮.ABM Report

১৯.FO Report (Top Sheet)

২০.FO Report

২১.IGA Report

২২.Monthly Progress Report

২৩.মেয়াদী সঞ্চয় প্রতিবেদন

ভুল-ত্রটী মুক্ত স্বচ্ছ হিসাব ব্যবস্থাপনা প্রতিষ্ঠা-

SDC-র হিসাব ব্যবস্থাপনা Automated করার মাধ্যমে IT Department SDC-তে একটি  ভুল-ত্রটী মুক্ত স্বচ্ছ হিসাব ব্যবস্থাপনা প্রতিষ্ঠা করেছে। পুর্বে বিভিন্ন ষ্টাফদের তাদের কার্যক্রম সংশিলিস্ট নথী-পত্র যার যার Posting তাকেই দিতে হতো। ফলে অনেকে তাদের নথী-পত্র বা লেজারে ঠিকমত  Posting দিতো না বা Posting Gap থাকতো। তাছাড়া বিভিন্ন নথী-পত্রে প্রচুর যোগ-বিয়োগ সংক্রান্ত ভুল হতো এবং Over Writing হতো। অনেক ক্ষেত্রে  অনেকে নথী সুমূহের বিভিন্ন ঘর বা তথ্য বাদ দিয়েই আংশিক পুরন করতো। কিন্তু বর্তমান Integrated Automated হিসাব ব্যবস্থাপনা হওয়ায় Input সমুহ একহাতে চলে এসেছে এবং Posting হওয়া মাত্রই সংক্রিয়ভাবে সকল জায়গায় Posting হয়ে যায়। কাজেই এখন আর Posting Gap বা যোগ-বিয়োগ সংক্রান্ত ভুল এবং Over Writing হয়ার কোনো সুযোগ নাই।

অডিট আপত্তি হ্রাস করন-
অভ্যন্তরিন নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠা- 

MIS- 1

MIS-2

MIS- 2.1

MIS- 3

MIS-3

MIS- 4

MIS- 4

MIS-5

MIS- 5.1


Cash Book

Ledger

Credit Voucher

Debit Voucher

MIS & AIS Reort